POLÍTICA DE
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
COBRANZA NACIONAL
DE CRÉDITOS S.A.S. (en adelante, “CONALCRÉDITOS”) es consciente de la
importancia de la privacidad de los datos de carácter personal y, por ello, ha
implementado una política de tratamiento de datos orientada a proveer la máxima
seguridad en el uso y recogida de los mismos, garantizando el cumplimiento de
la normativa vigente en la materia y configurando dicha política como uno de
los pilares básicos en las líneas de actuación de la entidad.
Durante la
navegación a través de la web https://conalcreditos.com.co/ es posible que se
soliciten datos de carácter personal a través de diferentes formularios
dispuestos al efecto. Dichos datos formarán parte de los pertinentes
tratamientos en función de la finalidad determinada y concreta que motiva el
recabo de los mismos.
A continuación, se
encuentra la Política de Tratamiento de Datos Personales de CONALCRÉDITOS:
1.
DEFINICIONES
Para efectos de la
presente Política, los términos que se señalan a continuación tendrán los
siguientes significados de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de
2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015:
• Autorización: consentimiento
previo, expreso e informado del Titular de la información para llevar a cabo el
Tratamiento de Datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación
verbal o escrita generada por CONALCRÉDITOS dirigida al Titular de la información,
mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la presente Política
de Tratamiento de Datos Personales de CONALCRÉDITOS, la forma de acceder a la
misma y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos
personales por parte de la compañía.
El Aviso de privacidad es utilizado únicamente en caso de que
CONALCRÉDITOS no se encuentre en la capacidad de poner a disposición del
público esta Política.
• Base de Datos: conjunto
organizado de Datos personales que son objeto de Tratamiento.
• Dato personal: cualquier
información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
determinadas o determinables.
• Dato personal público: dato que
no es ni semi-privado, ni privado, ni sensible, y que por su naturaleza puede
estar contenido en registros públicos, documentos públicos, gacetas oficiales,
boletines oficiales y/o sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no
estén sometidas a reserva.
Son considerados como Datos personales públicos, entre otros, los datos
relativos al registro civil de las personas, a su profesión u oficio y/o a su
calidad de comerciante o de servidor público.
• Dato personal privado: es el dato
que es solo relevante para el Titular de la información.
• Dato personal semiprivado: dato
cuyo conocimiento o divulgación puede interesar a la persona Titular de la
información y a un cierto sector o grupo de personas.
• Dato personal sensible: dato que
afecta la intimidad del Titular de la información, o cuyo uso indebido puede
generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o
étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la
pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que
promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos
y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a
la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: persona
natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma, o en asocio con otros,
realice el Tratamiento de Datos personales por cuenta del Responsable del
Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma, o en conjunto
con otras, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
• Titular de la información:
persona natural cuyos Datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación
o conjunto de operaciones sobre Datos personales, tales como la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: se presenta cuando
el Responsable del Tratamiento, ubicado en Colombia, envía información personal
a un tercero receptor, ubicado dentro o fuera del país, que a su vez es
Responsable del Tratamiento de dicha información.
• Transmisión: se presenta cuando
el Responsable del Tratamiento, ubicado dentro o fuera del país, comparte
información personal para su Tratamiento por parte del Encargado del
Tratamiento ubicado dentro o fuera del país.
2.
RESPONSABLE DEL
TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
La presente
Política documenta la forma en que CONALCRÉDITOS, identificada con NIT
800.219.668-3, actuando como Responsable del Tratamiento, realiza el
Tratamiento de los Datos personales de sus funcionarios, clientes,
usuarios/visitantes de sus páginas web, proveedores y contratistas, aliados y
terceros en general.
Con el fin de
garantizar la protección de los Datos personales, incluyendo el derecho que
tienen los Titulares de la información de conocer, actualizar y rectificar la
información que repose en las Bases de Datos, CONALCRÉDITOS informa que se
encuentra domiciliada en la Calle 98 No. 70-91 Of 302, Centro Empresarial
Pontevedra, en la ciudad de Bogotá, Colombia, disponiendo como canal de
contacto del correo electrónico Protección.Datos@emergiacc.com.
Esta Política
refleja los requerimientos de la legislación colombiana y la responsabilidad
profesional frente a la forma en que CONALCRÉDITOS recopila, almacena y utiliza
la información personal administrada.
3.
ALCANCE
Esta Política
regula todos los procesos organizacionales de CONALCRÉDITOS que involucren el Tratamiento
de Datos personales, y busca informar a todas las personas que hayan entregado,
o que en el futuro entreguen sus Datos personales a CONALCRÉDITOS, sobre la
Política que le es aplicable a todas las Bases de Datos y Datos personales en
ellas contenidos.
Esta Política se
elaboró con base en las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la
Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones
generales para la protección de datos personales, y sus decretos reglamentarios,
compilados en el Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Industria,
Comercio y Turismo.
4.
MARCO JURÍDICO
El siguiente es el
marco jurídico que regula el Tratamiento de Datos personales en la República de
Colombia:
a) Constitución Política de Colombia,
artículo 15.
b) Ley 1266 de 2008.
c) Ley 1581 de 2012.
d) Decreto 1727 de 2009.
e) Decreto 2952 de 2010.
f) Decreto 1377 de 2013.
g) Decreto 1074 de 2015 Decreto Único
Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
h) Decreto 2157 de 2021.
i) Decreto 090 de 2018.
j) Cualquier norma que derogue, complemente,
modifique o adicione la legislación vigente en materia del ejercicio del
derecho de Habeas Data y protección de Datos personales.
5.
PRINCIPIOS
a)
Principio de
legalidad en materia de Tratamiento de Datos: el Tratamiento
es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en las leyes y en
las demás disposiciones que las desarrollen.
b)
Principio de
finalidad: el Tratamiento debe obedecer a una finalidad
legítima de acuerdo con la Constitución y las leyes, la cual debe ser informada
al Titular de la información.
c)
Principio de
libertad: el Tratamiento sólo puede ejercerse con el
consentimiento, previo, expreso e informado del Titular de la información. Los Datos
personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en
ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d)
Principio de
veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el
Tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a
error.
e)
Principio de
transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el
derecho del Titular de la información a obtener del Responsable del Tratamiento o
del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de la existencia de Datos que le conciernan de conformidad
con las normas que reglamentan este acceso.
f)
Principio de
acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los
límites que se derivan de la naturaleza de los Datos personales, de las leyes y
la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por
personas autorizadas por el Titular de la información y/o por las
personas que autoricen las leyes. Los Datos personales, salvo la información
pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación
o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para
brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares de la información o
terceros autorizados.
g)
Principio de
seguridad: la información sujeta a Tratamiento por el
Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con
las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para
otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta,
uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h)
Principio de
confidencialidad: todas las personas que intervengan en el
Tratamiento de Datos personales que no tengan la naturaleza de Datos personales
públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive
después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el
Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos
personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades
autorizadas.
6.
TRATAMIENTO Y
FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
CONALCRÉDITOS realiza el
Tratamiento de la información personal con el principal objetivo de cumplir con
sus funciones, actuando siempre de acuerdo a las finalidades previstas en las
leyes que regulan su funcionamiento, en esta Política y en las autorizaciones
otorgadas de forma previa y expresa por los Titulares de la información.
Para llevar a
cabo dichas finalidades CONALCRÉDITOS puede recolectar, usar, compartir y
almacenar la información personal de los Titulares de la información.
En todo caso, de
ser necesario, al momento de recolección de Datos personales por parte de CONALCRÉDITOS, las finalidades
para el Tratamiento específico serán informadas al Titular de la información de
forma previa al otorgamiento de su autorización.
6.1 Tratamiento de Datos públicos
Es posible que CONALCRÉDITOS realice el
Tratamiento de Datos personales de naturaleza pública sin contar con la
autorización previa del Titular de la información, recopilándolos de registros
públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y/o sentencias
judiciales debidamente ejecutoriadas. Esta situación no implica que no se
adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los principios
y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos
reglamentarios.
6.2 Tratamiento de la información personal en la
actividad comercial y de mercadeo
CONALCRÉDITOS podrá utilizar la
información personal recopilada, así como la recibida por parte de sus aliados
comerciales, para:
a) Ofrecer a los Titulares de la información
boletines informativos, promociones y ofertas especiales, así como para
compartirles otros mensajes de mercadeo tales como encuestas, sorteos y
concursos;
b) Almacenarla en las Bases de Datos físicas
y/o digitales de CONALCRÉDITOS;
c) Realizar prospección comercial y análisis
de preferencias comerciales;
d) Realizar gestión administrativa;
e) Ofrecimiento de bienes y servicios;
f) Conservarla para fines estadísticos e
históricos, y/o mantenerla para dar cumplimiento a obligaciones legales en materia
de archivo de información;
g) Atender las peticiones, quejas y/o
reclamos, así como los requerimientos de autoridades en ejercicio de sus
funciones; y
h) Realizar envío por medios digitales,
físicos o mensaje de datos, comunicaciones y publicidad de CONALCRÉDITOS
Las
comunicaciones pueden realizarse a través de correo electrónico, correo físico,
anuncios en línea, llamadas telefónicas, mensajes de texto (incluso SMS y MMS)
y otros.
Toda esta
información será almacenada de forma física y digital en la(s) Base(s) de Datos
generada(s) para los fines que su recopilación requiera, las cuales se encuentran
dentro del inventario de Bases de Datos interno de CONALCRÉDITOS, y su Tratamiento
se realizará:
i. Por el tiempo durante el cual se
mantengan las finalidades que dieron origen a su recolección; y/o
ii. Por el tiempo que se mantenga vigente la
relación contractual; y/o
iii. Por el tiempo que se encuentren vigentes
las obligaciones legales contables y de archivo en cabeza de CONALCRÉDITOS.
6.3 Tratamiento de información personal de
candidatos y funcionarios
A través de los
diferentes canales de comunicación o de los documentos dispuestos para el
efecto, por medio los cuales se da inicio al proceso de selección y/o se
formaliza la vinculación laboral, se recolectan y almacenan Datos personales de
los candidatos interesados en trabajar en CONALCRÉDITOS y/o de sus funcionarios.
Esta información
es entregada directamente por los Titulares de la información y es tratada
conforme a la presente Política, dentro del marco contextual de la Ley 1581 de
2012 y sus normas reglamentarias, así como bajo las finalidades consagradas en
las autorizaciones otorgadas, dentro de las que se encontrarán las siguientes:
a) Llevar a cabo procesos de promoción y
selección de personal;
b) Verificar los Datos personales relativos
al nivel de estudios y experiencia laboral con las referencias laborales y personales
entregadas por el mismo Titular de la información y/o obtenidos de fuentes
públicas y/o privadas;
c) Realizar pruebas psicotécnicas, pruebas de
conocimiento, estudios de seguridad, visitas domiciliarias, exámenes médicos y
demás actividades dirigidas a validar el perfil del candidato;
d) Llevar a cabo los procesos y las
actividades relativas a la contratación y manejo de relaciones laborales;
e) Capacitar a los funcionarios;
f) Realizar investigaciones administrativas
y/o disciplinarias, cuando a ello haya lugar;
g) Cumplir con las obligaciones legales en
materia de afiliaciones al sistema de Seguridad Social, contables y archivo de
información; y
h) Compartirlos con terceros Encargados del Tratamiento
para el ejercicio de estas mismas finalidades autorizadas por el Titular de la
información.
Esta información
será almacenada de forma física y/o digital en la(s) Base(s) de Datos
generada(s) para los fines que su recopilación requiera, las cuales se encuentran
dentro del inventario de Bases de Datos interno de CONALCRÉDITOS, y su Tratamiento
se realizará:
i.
Por el tiempo
durante el cual se mantengan las finalidades que dieron origen a su
recolección; y/o
ii.
Por el tiempo
que se mantenga vigente la relación contractual; y/o
iii.
Por el tiempo
que se encuentren vigentes las obligaciones legales contables y de archivo en
cabeza de CONALCRÉDITOS.
En caso de que el
Titular de la información no acceda a su cuenta o actualice sus Datos personales
en el período de un año, sus Datos personales serán eliminados de la Base de Datos.
6.4 Tratamiento de información personal de
proveedores y contratistas
A través de los
diferentes canales de comunicación, o de los documentos dispuestos para el
efecto, por medio los cuales se formaliza la vinculación de proveedores y
contratistas, se recolectan y almacenan Datos personales de los proveedores que
prestan sus servicios a CONALCRÉDITOS.
CONALCRÉDITOS utiliza la
información personal recopilada particularmente de sus contratistas con el fin
realizar actividades relacionadas con los procesos de gestión humana y nómina,
gestión de control de sus actividades diarias dentro de lo compañía, así como
cumplir con los pagos y obligaciones legales, contables y de registro.
Esta información
es entregada directamente por los Titulares de la información o sus
representantes legales, y es tratada conforme la presente Política dentro del
marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, bajo las
finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas.
En caso de que
los Datos personales de proveedores y contratistas correspondan a personas
jurídicas, no obstante no ser considerados como Datos personales bajo la
legislación nacional, serán tratados por CONALCRÉDITOS bajo todas las medidas de seguridad
y confidencialidad.
Los proveedores
y contratistas, al autorizar por cualquier medio el uso de su información,
aceptan que CONALCRÉDITOS utilice, conserve, transfiera, recolecte,
almacene y utilice su información con el objeto de:
a)
Realizar todas
las actividades relativas a la selección, contratación y evaluación de
proveedores;
b)
Ingresar su
información a la Base de Datos de proveedores de CONALCRÉDITOS;
c)
Verificar la
viabilidad financiera, jurídica y comercial de una eventual relación comercial,
y/o de mantener una relación vigente;
d)
Verificar la
información suministrada por los proveedores y contratistas, potenciales y/o
contratados, ante centrales de riesgo, fuentes privadas y/o públicas, y demás
listas que se considere pertinente para comprobar su idoneidad;
e)
Ejecutar y/o dar
cumplimiento a las obligaciones contractuales;
f)
Cumplir las
obligaciones legales en materia contable y de archivo de información;
g)
Entregar
información a entidades gubernamentales o judiciales que la requieran;
h)
Dar soporte en
procesos de auditoría externa e interna; y
i)
Compartirlos con
terceros Encargados del Tratamiento para el ejercicio de estas mismas
finalidades autorizadas por el Titular de la información.
Esta información
será almacenada de forma física y/o digital en la(s) Base(s) de Datos
generada(s) para los fines que su recopilación requiera, las cuales se
encuentran dentro del inventario de Bases de Datos interno de CONALCRÉDITOS, y su Tratamiento
se realizará:
i.
Por el tiempo
durante el cual se mantengan las finalidades que dieron origen a su
recolección; y/o
ii.
Por el tiempo
que se mantenga vigente la relación contractual; y/o
iii.
Por el tiempo
que se encuentren vigentes las obligaciones legales contables y de archivo en
cabeza de CONALCRÉDITOS.
6.5 Tratamiento de la información personal en
las actividades de atención al cliente
Para el proceso
de servicio al cliente y atención de peticiones, quejas y reclamos CONALCRÉDITOS recolecta y
almacena información personal de sus clientes, clientes potenciales y terceros
en general.
La información
recibida por la compañía es entregada por los Titulares de la información y
será tratada conforme a la presente Política, dentro del marco contextual de Ley
1581 de 2012, de la Ley 1755 de 2015 (regulatoria del derecho fundamental de
petición) y sus normas reglamentarias, así como bajo las finalidades
consagradas en las autorizaciones otorgadas por el Titular de la información,
siendo éstas las siguientes:
a)
Dar trámite a la
petición, queja o reclamo;
b)
Atender
requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones;
c)
Generar reportes
semestrales en atención a las obligaciones legales que deben ser cumplidas por CONALCRÉDITOS; y
d)
Conservarla para
fines estadísticos, históricos o de control.
Esta información
será almacenada en la(s) Base(s) de Datos generada(s) para los fines que su
recopilación requiera, y su Tratamiento se mantendrá mientras que las
finalidades de su recolección y conocimiento se mantengan.
6.6 Tratamiento de Datos personales sensibles
CONALCRÉDITOS, en el normal
desarrollo de sus operaciones, no realiza el Tratamiento de Datos personales
sensibles. Sin embargo, en caso de ser imperativo hacerlo (como lo es el
Tratamiento de incapacidades médicas de sus funcionarios y contratistas),
contará con las autorizaciones correspondientes, previo a haber informado al
Titular de la información:
i) Que no está obligado a autorizar el Tratamiento
de los Datos personales sensibles;
ii) Que es facultativo responder a preguntas
que versen sobre Datos personales sensibles;
iii) De cuáles son los Datos personales
sensibles objeto de Tratamiento; y
iv) De cuál es el Tratamiento y las finalidades
del mismo.
Esta información
será almacenada en la(s) Base(s) de Datos generada(s) para los fines que su
recopilación requiera, y su Tratamiento se mantendrá mientras que las
finalidades de su recolección y/o la obligación legal de mantener el almacenamiento
de dichos Datos personales se mantenga, bajo el entendido que CONALCRÉDITOS no podrá
condicionar ninguna actividad al suministro de Datos personales sensibles, a
menos que resulten absolutamente necesarios para la actividad correspondiente.
6.7 Tratamiento de imágenes fotográficas o de
video
CONALCRÉDITOS, como parte de
sus actividades de bienestar y marketing, realiza la toma de fotografías y/o de
videos de sus funcionarios y/o clientes.
Estas imágenes
son recopiladas previa autorización expresa del Titular de la información, o
del representante legal en caso que aquél sea menor de edad, para que recopile,
use, almacene en sus Bases de Datos físicas y/o digitales, y en general realice
el Tratamiento de la imagen fotográfica y/o de video, con el fin de:
i.
Utilizarla en
campañas comerciales y/o publicaciones, redes sociales, boletines,
comunicaciones internas o externas, medios de comunicación, obras fotográficas,
audiovisuales o piezas publicitarias, o a través de cualquier otro medio
conocido o por conocerse con fines informativos, publicitarios e
institucionales, tanto en medios impresos como digitales;
ii.
Reproducirla por
diversos medios internos o externos, físicos o digitales;
iii.
Compartirla con
terceros proveedores o aliados, ubicados dentro o fuera del territorio
colombiano, con el fin de dar cumplimiento a las finalidades mencionadas en los
puntos anteriores;
iv.
Atender peticiones,
quejas y/o reclamos, así como requerimientos de autoridades en ejercicio de sus
funciones; y
v.
Almacenarla para
fines de control e históricos.
Se entiende por
“imagen” la figura total, fisionomía del cuerpo y/o cara y/ o cualquier otra
característica física que permita establecer mi identidad.
Estas imágenes
serán almacenadas en la(s) Base(s) de Datos generada(s) para los fines que su
recopilación requiera, y su Tratamiento se mantendrá mientras que las
finalidades de su recolección y/o las obligaciones relacionadas con el control
de actividades efectuadas se mantenga.
6.8 Tratamiento de Datos personales de niños,
niñas y adolescentes
CONALCRÉDITOS normalmente no
captura o trata Datos personales de menores de edad. Sin embargo, en caso de
llegar a hacerlo, y en cumplimiento con las normas de protección de Datos personales
vigentes en Colombia, dispondrá de todas las garantías para que los menores de
edad puedan ejercer su derecho de libertad de expresión, de libre desarrollo de
la personalidad y de información.
De esta forma,
en caso que se deba obtener información que verse sobre niños o niñas menores
de edad, su suministro por parte del representante legal o acudiente de dicho
menor de edad será facultativo.
CONALCRÉDITOS se reserva la
posibilidad de poner en conocimiento de las autoridades situaciones que en su
concepto puedan poner o pongan en peligro la integridad de un menor de edad.
Esta información
será almacenada en la(s) Base(s) de Datos generada(s) para los fines que su
recopilación requiera, y su Tratamiento se mantendrá mientras que las finalidades
de su recolección y conocimiento se mantengan.
6.9 Tratamiento de Datos personales usuarios
página web
CONALCRÉDITOS recolecta,
mediante los canales de contacto dispuestos en su página web https://conalcreditos.com.co/, Datos
personales de quienes se encuentran interesados en establecer un contacto con CONALCRÉDITOS. Estos canales
se encuentran compuestos de un formulario de registro y recopilación de Datos
personales, así como de un checkbox
de autorización mediante el cual los Titulares de la información entregan a CONALCRÉDITOS su consentimiento
para para que sus Datos personales sean tratados.
Estos Datos personales
serán revelados al Titular de la información, a terceros contando con la
expresa autorización del Titular de la información para el efecto, o cuando una
autoridad competente lo solicite.
Las finalidades
para las cuales son utilizados estos Datos personales son:
a)
Dar trámite a la
petición, queja o reclamo incluido en el mensaje del formulario de contacto
web;
b)
Enviar
información de CONALCRÉDITOS, de empresas aliadas, o la que sea
considerada de su interés, con fines comerciales y de mercadeo, vía correo
electrónico, mensajes de texto (SMS), herramientas de mensajería instantánea o
telefónicamente al teléfono de contacto suministrado;
c)
Atender
requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones;
d)
Conservarla para
fines estadísticos e históricos y/o para cumplir con obligaciones legales en lo
que a conservación de información y documentos se refiere; y
e)
Realizar
encuestas de conocimiento y satisfacción del servicio prestado.
Esta información
será almacenada de forma digital en la(s) Base(s) de Datos generada(s) para los
fines que su recopilación requiera, las cuales se encuentran dentro del
inventario de Bases de Datos interno de CONALCRÉDITOS, y su Tratamiento se realizará:
i.
Por el tiempo
durante el cual se mantengan las finalidades que dieron origen a su recolección;
y/o
ii.
Por el tiempo
que se mantenga vigente la relación entre el/los Titulares de la información y CONALCRÉDITOS; y/o
iii.
Por el tiempo
que se encuentren vigentes las obligaciones legales en cabeza de CONALCRÉDITOS que dieron
origen a la recopilación, almacenamiento y Tratamiento de estos Datos
personales.
Posteriormente,
los Datos personales serán eliminados si no se produce una nueva conversación o
interacción entre las partes en el plazo de un año.
6.10 Tratamiento por parte de Encargados del Tratamiento
CONALCRÉDITOS, en ejercicio de
su objeto social, puede apoyarse en terceros que colaboran con el desarrollo de
sus actividades, y en esa medida los instruirá para que la recolección y Tratamiento
de la información personal, cualquiera que ésta sea, esté siempre precedida de
todas las autorizaciones pertinentes y cuente con todas las medidas de
seguridad y confidencialidad necesarias de acuerdo con su naturaleza.
Sin embargo, en
caso de incumplimiento de las obligaciones por parte de esos terceros la
obligación no será asumida por la compañía, quien actúa como un tercero de
buena fe, de tal manera que su actuación siempre estará basada en el
convencimiento que esos terceros cuentan con las autorizaciones necesarias para
tratar la información de acuerdo con las finalidades para las que le es
entregada, y mantienen los Datos personales sobre los que actúa como Encargado
del Tratamiento bajo especiales medidas de seguridad y confidencialidad, de
acuerdo con las directrices legales y contractuales.
7.
OBLIGACIONES DEL
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
CONALCRÉDITOS, como
Responsable del Tratamiento, deberá cumplir con las siguientes obligaciones,
sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en
otras que rijan su actividad:
a)
Garantizar al
Titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del
derecho de habeas data;
b)
Solicitar y
conservar, en las condiciones previstas en las leyes, copia de la respectiva
autorización otorgada por el Titular de la información;
c)
Informar
debidamente al Titular de la información sobre la finalidad de la recolección y
los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d)
Conservar la
información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e)
Garantizar que
la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f)
Actualizar la
información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas
las novedades respecto de los Datos personales que previamente le haya
suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información
suministrada a éste se mantenga actualizada;
g)
Rectificar la
información cuando sea incorrecta, y comunicar lo pertinente al Encargado del
Tratamiento;
h)
Suministrar al
Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente Datos personales cuyo
Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en las
leyes;
i)
Exigir al
Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del Titular de la información;
j)
Tramitar las
consultas y reclamos formulados en los términos señalados en las leyes;
k)
Adoptar un
manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de las leyes y, en especial, para la atención de consultas y
reclamos;
l)
Informar al
Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en
discusión por parte del Titular de la información, una vez se haya presentado
la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m)
Informar, a
solicitud del Titular de la información, sobre el uso dado a sus Datos
personales;
n)
Informar a la
autoridad de protección de Datos personales cuando se presenten violaciones a
los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la
información de los Titulares de la información.
8.
DERECHOS DE LOS
TITULARES DE LA INFORMACIÓN
De conformidad
con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de la
información tendrá los siguientes derechos:
a)
Conocer,
actualizar y rectificar sus Datos personales frente a CONALCRÉDITOS como
Responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente
a Datos personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que
induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no
haya sido autorizado;
b)
Solicitar prueba
de la autorización otorgada a CONALCRÉDITOS, salvo cuando expresamente se exceptúe como
requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10
de la Ley;
c)
Ser informado
por CONALCRÉDITOS, como Responsable del Tratamiento, previa
solicitud, respecto del uso dado a sus Datos personales;
d)
Presentar ante
la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en Ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen;
e)
Revocar la
autorización y/o solicitar la supresión del Dato personal cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la
Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el
Tratamiento, CONALCRÉDITOS, como Responsable del Tratamiento, ha
incurrido en conductas contrarias a leyes y a la Constitución; y
f)
Acceder en forma
gratuita a sus Datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
El Titular de la
información puede ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar o
eliminar sus Datos personales y revocar el consentimiento otorgado a CONALCRÉDITOS para el
tratamiento de los mismos, comunicándose al correo electrónico Proteccion.Datos@emergiacc.com, adjuntando
copia de su identificación personal, u otro documento que lo identifique
plenamente, siendo el Oficial de Privacidad interno el encargado de dar
respuesta.
9.
ÁREA RESPONSABLE
PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL
El Delegado de
Protección de Datos de CONALCRÉDITOS será el responsable de atender las
peticiones, quejas y reclamos que formule el Titular de la información en
ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 8 de la presente Política.
Para tales efectos, el Titular de la información, o quien ejerza su
representación, podrá enviar su petición, queja o reclamo al correo electrónico
Proteccion.Datos@emergiacc.com, o radicarla en
la siguiente dirección: Departamento Jurídico Emergia, Calle 99 No. 60-59, Bogotá
D.C.
10. PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE
PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
CONALCRÉDITOS, a través del
Oficial de Privacidad, atenderá todas las peticiones, consultas, quejas y/o
reclamos del Titular de la información relacionadas con los derechos
establecidos en las leyes para conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos
personales. De conformidad con el artículo 14 de la ley 1581 de 2012, la
consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados
a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere
posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular de
la información, expresando los motivos del retraso y señalando la fecha en que
se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5)
días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si los Titulares
de la información o sus causahabientes consideran que la información contenida
en una Base de Datos de CONALCRÉDITOS está sujeta a corrección, actualización o
eliminación, o si consideran que la compañía no está cumpliendo con sus
obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo
dirigido al Oficial de Privacidad, el cual será tramitado bajo las siguientes
reglas:
a)
El reclamo se
formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento, con la
identificación del Titular de la información, la descripción de los hechos que
dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quieran
hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al Titular de la
información dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo
para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del
requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se
entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que
quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a
quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de
la situación al Titular de la información.
b)
Una vez recibido
el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga
"reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a
dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea
decidido.
c)
El término
máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a
partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible
atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular de la
información los motivos del retraso y la fecha en que se atenderá su reclamo,
la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
11. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO
La recolección, almacenamiento, uso, circulación
o supresión de Datos personales por parte de CONALCRÉDITOS requiere del
consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de la información.
11.1 Medios
para otorgar la autorización
La autorización puede constar en un documento
físico, electrónico, mensaje de datos, grabaciones de voz, Internet, sitios web,
o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u
obtener el consentimiento vía clic o doble clic, o en cualquier otro formato
que permita garantizar su posterior consulta.
11.2 Prueba
de la autorización
CONALCRÉDITOS utilizará los mecanismos con los que cuenta
actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias
para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de
conservación de la autorización por parte de los Titulares de la información
para el Tratamiento de la misma. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán
establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera
directa o a través de terceros contratados para tal fin.
11.3 Casos
en los cuales no es requerida la autorización
La autorización
del Titular de la información no será necesaria cuando se trate de:
a)
Información
requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial;
b)
Datos de
naturaleza pública;
c)
Casos de
urgencia médica o sanitaria;
d)
Tratamiento de
información autorizado por las leyes para fines históricos, estadísticos o
científicos; y
e)
Datos personales
relacionados con el Registro Civil de las Personas.
En todo caso, el
Tratamiento de los Datos personales que no requiera de una autorización previa
se realizará en cumplimiento de todas las disposiciones contenidas en las leyes.
12. BASES DE DATOS
CONALCRÉDITOS almacena los Datos
personales que recopila para las finalidades mencionadas en esta Política y en
las respectivas autorizaciones en Bases de Datos físicas y/o digitales, las
cuales se encuentran identificadas dentro de un inventario interno generado en
cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada.
En caso de ser
un sujeto obligado bajo lo dispuesto por la Superintendencia de Industria y
Comercio, CONALCRÉDITOS realizará el registro de las Bases de Datos
sobre las cuales actúa como Responsable del Tratamiento ante el Registro
Nacional de Bases de Datos, así como los reportes mensuales, semestrales y/o
anuales que sean requeridos.
Las Bases de Datos,
al igual que la información contenida en éstas, estarán disponibles de acuerdo
con la ejecución de las actividades para la cual fueron recopiladas, y en
atención a los parámetros de Tratamiento y almacenamiento informado en el
aparte anterior y a la ejecución de los derechos de los Titulares de la
información.
13. MEDIDAS DE SEGURIDAD
En desarrollo
del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente en materia de
privacidad y protección de Datos personales, CONALCRÉDITOS adoptará las
medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar
seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento.
De manera
especial, todos los empleados, contratistas y Encargados del Tratamiento de CONALCRÉDITOS que intervengan
en el Tratamiento de Datos personales que no tengan la naturaleza de Datos
personales públicos, están obligados en todo tiempo a garantizar la reserva de
la información.
14. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN NACIONAL E INTERNACIONAL
DE DATOS PERSONALES
En el evento en
que CONALCRÉDITOS realice la Transferencia o Transmisión nacional
y/o internacional de Datos personales, además de contar con la autorización
expresa e inequívoca por parte del Titular de la información se asegurará de
suscribir un contrato o acuerdo con el Responsable o Encargado del Tratamiento
que se encuentre dentro o fuera del territorio nacional, y que el país al que
sean transferidos o transmitidos los Datos personales proporcione los niveles
adecuados de protección, de acuerdo con la lista de países considerados como
puertos seguros establecida por la Superintendencia de Industria y Comercio en
su Circular Única.
15. RESTRICCIONES EN EL USO DE ESTA POLÍTICA
Esta Política es
de uso exclusivo de CONALCRÉDITOS; por tanto, está prohibida su copia,
reproducción, distribución, cesión, publicación y/o traducción, por razones de
seguridad y en atención al respeto de la propiedad intelectual, como creación
amparada por la legislación nacional e internacional.
16. NORMATIVIDAD VIGENTE
Esta Política se
rige bajo lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás
normas que las modifiquen.
17. FECHA DE VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente Política
entra en vigencia a partir del día 25 de mayo 2022 Los Datos personales
tratados por CONALCRÉDITOS permanecerán en su Base de Datos hasta que
los mismos cumplan con la finalidad para la que fueron recolectados.
18. MODIFICACIONES
La presente
Política podrá ser modificada por parte de CONALCRÉDITOS de conformidad con
el Decreto 1377 de 2013.
Cualquier cambio
sustancial se comunicará oportunamente a los Titulares de la información de una
manera eficiente, a más tardar al momento en que sea implementada la nueva Política.